فرمول یک ارائه موفق

فرمول یک ارائه موفق : چگونه قوی آغاز کنیم و پایان قدرتمند داشته باشیم
اگرچه بسیاری از مردم ترس از سخنرانی عمومی دارند، اما بسیاری دیگر هنوز ارزش عظیمی که یک ارائه ی قوی دارد را تشخیص می دهند. داشتن توانایی انتقال یک پیام متقاعد کننده می تواند برای شما سبب ارتقا شغلی یا رسیدن به سهم درصد فروش بشود و حتی در تبدیل شما از یک کارمند به مدیر تاثیر به سزایی دارد.
اشتباهات رایج در یک ارائه
اگر ما قصد داریم فرمول یک ارائه موفق را مطرح کنیم، ابتدا باید برخی از بزرگترین اشتباهات عمومی که تضمین ارائه ناموفق است را بررسی کنیم. (تصویر1)

نداشتن آمادگی

ما همه سخنرانان موفقی را دیده ایم که به نظر بدون تلاش به آن جایگاه رسیدند.کسی مثل استیو جابز؛ به نظر می رسید که بر روی صحنه می افتاد، دهانش را باز می کرد و فورا همه را تحت تاثیر قرارمی داد.

اما حقیقت این است که حتی استیو جابز نیز قبل از ارائه باید آماده شود.

آمادگی ذهنی برای هر سخنران در هر سطح توانایی ضروری است. امادگی و تمرین پیش از زمان ارائه ، نه تنها به شما کمک می کند حس و صدای با اعتماد به نفسی داشته باشید، بلکه اطمینان حاصل کنید که پیام درست را به مخاطبان منتقل می کنید.

مثل ربات بودن

فراتر از اینکه شما با چه ابزاری راحت هستید، باید در بدن خود راحت باشید. آیا شما مجری هایی را دیده اید که فقط در یک نقطه ایستاده و به سختی حرکت می کنند؟ در حالی که آنها باید درمخاطبانشان هیجان ایجاد کنند ، بیشتر باعث خواب الودگی و کسلی مخاطبان می شوند.

بدیهی است که در شرایط نادر به دلیل فقدان دسترسی به تکنولوژی قوی چاره ای جز ایستادن پشت یک میز و استفاده از بلندگو نیست. اما در ان شرایط هم از اشارات و حرکاتی در حین سخن گفتن، استفاده کنید که تاکیید بر متن پیام ارائه شما دارد. حرکات بدن در حین سخنرانی باعث برقراری ارتباطی می شود که لزوما در سخنرانی بدون حرکت این ارتباط برقرار نمی شود. جنب و جوش زیاد نداشته باشید اما از حرکات طبیعی بدن استفاده کنید تا مانند انسان به نظر برسید نه یک ماشین.

و هنگامی که تکنولوژی امکان حرکات آزادانه به شما می دهد؛ به این معنی که هنگام ارائه می توانید در تمام صحنه حرکت کنید؛ هوشمندانه از این قابلیت استفاده کنید. استیو جابز با حرکات هدفمند در سخنرانی هایش عالی به نظر می رسید.

نداشتن ارتباط چشمی

نمیتوان در مورد زبان بدن صحبت کرد و به یکی از بزرگترین اشتباهاتی که بسیاری از سخنرانان انجام می دهند اشاره نکرد که آن پرهیز از ارتباط چشمی است. تا به حال چند ارائه را دیدید که سخنران تمام وقت را صرف نگاه به یادداشت هایش یا اسلایدهای پاورپوینت کرده است؟ چه احساسی داشتید؟ شاید حس یک فرد نادیده گرقته شده؟

در ملاقات با افراد، نگاه کردن به طور مستقیم به چشم ها باعث به وجود امدن ارتباطی واقعی می شود و مخاطب را متعهد به شنیدن می کند. اگر تعداد حاضرین به اندازه کافی کم است سعی کنید حداقل یکبار با هر مخاطب ارتباط چشمی برقرار کنید. اگر تعداد مخاطبین زیاد است سعی کنید حتی سریع به هر بخش از از حضار نگاه کنید؛ این کار تصور کلی را در هر فرد ایجاد می کند که شما برای برقراری ارتباط بهترین کار را انجام می دهید.

شروع و پایان ضعیف

شما باید ارائه ی خود را مانند یک وعده غذایی خوشمزه در نظر بگیرید که با زحمت زیادی برای مهمانان تهیه شده است. بیشترین چیزی که از یک وعده غدایی عالی به یاد می اورید، چیست؟ اگر شما شبیه به اکثر مردم هستید مزه پیش غذا و دسر را به خوبی به یاد می اورید وبقیه مزه ها را در یک هاله به یاد می اورید.

هنگامی که در ارائه شروع و پایان قدرتمندی داشته باشید ، توجه مخاطبان را به سرعت جلب می کنید و تصور مثبت و ماندگاری را به دست می آورید.

بیایید برخی از راههایی را بررسی کنیم که می تواند ارائه شما را قوی کند:

5 راه برای شروع قدرتمند ارائه

همیشه اولین برداشت ها و تصوراتی که درمواجه شدن با کسی یا چیزی در ذهن نقش می بندد واقعی هستند و ناگهانی اتفاق می افتند. برای مثال خود را جای مخاطبی که در جلسه ی ارائه حضور دارد تصور کنید؛ وقتی سخنران به روی صحنه می اید چقدر سریع در ذهن شما یک جمع بندی کلی رخ می دهد؟ او را در جایگاه یک سخنران قضاوت می کنید؟ چه پوشیده؟ چگونه حضار را خطاب می کند ؟ صدای او چگونه است ؟ به احتمال زیاد شما با در نظر گرفتن تمام این عوامل تصمیم می گیرید که توجه کامل خود را به این ارائه بدهید یا به موضوعات دیگر فکر کنین.

به عنوان ارائه دهنده؛ باید بدانید که تک تک مخاطبان شما در همان لحظات اولیه درباره شما تصمیم می گیرند. ابتدایی ترین نکته در شغل شما، جذب مخاطب است.

در اینجا روش هایی وجود دارد که شروع ارائه را قوی می کند: (تصویر2)

جسورانه ادعا کنید

از شما خواسته شده است که صحبت کنید، زیرا شما متخصص در زمینه خود هستید و اطلاعات ارزشمندی برای به اشتراک گذاشتن دارید. پس چرا در مورد آن خجالتی هستید؟ ارائه را با صحبت ها و ادعاهای جسورانه شروع کنید و سپس ادامه دهید.

بیانیه های غیر منتظره

یکی دیگر از راه های قدرتمند جذب مخاطب ؛ عمل کردن بر خلاف انتظارشان است. برخی افراد این عمل را «کاربرد اصل غیر قابل پیش بینی بودن» معرفی می کنند.

دادن چیزی به مردم که انتظارش را دارند خیلی هیجان انگیز نیست. تصور کنید غواصی که هیچ چرخش ناگهانی نداشته باشد. این شما را هیجان زده نمی کند؛ خب می توان گفت برای ارائه ها هم همینطور است.

اگر گاهی قبل از شروع اصلی ارائه صحبت هایی غیرمنتظره کرد، مخاطب می خندد، و ان را شوخی برداشت می کند، اما شما می توانید بگویید که این بیانیه غیرمنتظره باعث ارتباط بیشتربا مخاطب شده، و آنها آماده هستند تا توجه کامل به ارائه شما داشته باشند.

تحریک حس کنجکاوی

انسان ها دوست دارند که کنجکاوی خود را تحریک کنند. ما عاشق اطلاعاتی هستیم که باعث کنجکاوی و یا تعجب می شوند . تحقیقات در واقع نشان می دهد که کنجکاوی، مغز ما را برای یادگیری چیزی جدید آماده می کند.

اگر میخواهید توجه مخاطب را به موضوعی جلب کنید، از یک سؤال یا یک ایده که باعث ایجاد کنجکاوی در آن ها می شود، شروع کنید. بسیاری از سخنرانان این کار را با عنوان «اعتراف»؛ با به اشتراک گذاشتن یک راز یا معذرت خواهی، انجام می دهند.

پرسیدن سوال

این تکنیک قدیمی اما خوب است. با ارائه یک سوال متفکرانه ،به مخاطبان فرصت می دهید مغز خود را مجبور به درگیر شدن در مورد پاسخ کنند. کلید این است که سوالی را مطرح کنید که نمی توان با بله یا خیر ساده پاسخ داد، بلکه موجب شکل گیری ایده ای در ذهن شود

 تعریف کردن داستان

“وقتی من نه ساله بودم، یک مرد بی خانمانی را دیدم که می گفت تمام آینده من را می بیند. او به من گفت وقتی 12 ساله شدم، میمیرم . “

خب، من کاملا گوش می کنم.

داستان ها قدرتمند هستند. به نظر می رسد که مغز انسان برای گوش دادن به داستان ها برنامه ریزی شده است. مهم نیست که چند ساله هستیم، وقتی کسی شروع به گفتن داستان می کند، فورا مانند 5 ساله ها با چشم باز، آماده برای رفتن به یک ماجراجویی هستیم.

داستانی که تعریف می کنید می تواند شخصی یا  مربوط به زندگی حرفه ای شما باشد، فقط مطمئن شوید که آن به پیام کلی شما مرتبط می شود.

 چگونه پایانی انفجاری داشته باشیم

هیچ تردیدی وجود ندارد که توجه مخاطبان در ابتدای ارائه بسیار مهم است. اما پایان می تواند تمام تأثیرات ارائه را تغییر دهد.

در اینجا چند راه برای یک پایان قدرتمند وجود دارد: (تصویر3)

با پرسش و پاسخ پایان ندهید

شما صرفا 20 تا 30 دقیقه وقت دارید تا ارائه را برای مخاطب ماندگار کنید و قصد دارید تا با پرسش و پاسخ، ارائه خود را خفه کنید؟ از این گذشته، شما هرگز به طور کامل کنترل سوالاتی که از شما پرسیده خواهد شد را  ندارید؛ پرسش و پاسخ به تنهایی ماندگار نیست.

پس چگونه می توان با یک انفجار پایان داد؟ بهتر است سوالات را در طول ارائه مطرح کنید. به این ترتیب سوالات مطرح شده مربوط به اطلاعات خاص به اشتراک گذاشته شده و می توان اطمینان حاصل کرد که مخاطبان با شما همراه هستند.

اگر مجبورهستید که در ساختار ارائه سوال و پاسخ را در پایان مطرح کنید، مطمئن شوید که  2 تا 3 دقیقه بعد ازپرسش و پاسخ و قبل از اتمام ارائه فرصت دارید تا با پیامی الهام بخش آنجا را ترک کنید.

پایان با نقل قولی ماندگار

گاهی، اگر شما نمی توانید بهترین کلمات را برای پایان پیدا کنید، از کلمات شخص دیگری استفاده کنید.

استفاده هوشمندان از دعوت به عمل کردن

اگر صاحب کسب و کار هستید، هدف اصلی ارائه شما این است که برای مخاطب الهام بخش باشید. فرض نکنید آن ها این نکته را می گیرند و به سرعت به سمت هدف حرکت می کنند. از کلمات قدرتمند که قاطع و آموزشی هستند، استفاده کنید. جملاتی که تشویق به عمل می کنند مانند “سفر را شروع کنید” یا “به مبارزه برای اهداف بپیوندین” یا “همین امروز کمک کنین” ؛ این جملات به مخاطبان، این پیام را منتقل می کند که شما به آن ها امیدوار هستید.

پایان با یک داستان

اگر با یک داستان شروع کردید، این شانس را دارید که با یک داستان نیز به کار خاتمه دهید. چنانچه داستانی که در ابتدا تعریف کردید حامل پیام موثری بوده، داستانی که در پایان بیان می کنید می تواند خلاصه ای از اطلاعات گفته شده در ارائه باشد.

احتیاط کنید که با بیان مطالعه موردی به ارائه پایان ندهید؛ مانند بسیاری از صاحبان این کسب و کار . بیان مطالعات موردی در حین ارائه عالی است. اما برای پایان، بهتر است از یک داستان تاثیرگذار که احساسات مخاطب را تحت تأثیر قرار می دهد و باعث می شود که پیام را برای مدت طولانی در ذهن ماندگار کند، استفاده کنیم.

یک فرمول ساده ی خلاصه شده که بسیاری از سخنرانان حرفه ای از آن استفاده می کنند:
1.به مخاطبان بگویید می خواهید چه بگویید
2.به آن ها بگویید
3.سپس به آن ها بگویید چه چیزی به آن ها گفتید.

شما می توانید به سادگی به مخاطب چیزی شبیه به این بگویید: “قبل از اینکه شما را با افکار نهاییم در مورد XYZ ترک کنم، اجازه دهید به طور خلاصه کلید های اصلی را بازنویسی کنم …” فقط نکات کلیدی را لیست نمی کنید، بلکه نشان می دهید هرمخاطب چگونه با نکات پیوند می خورد.

یک ارائه ی موفق، کار و تعهد زیادی را به بار می آورد. با ایجاد آغاز و پایان قدرتمند،این اطمینان حاصل می شود که پیام شما نه تنها به طور کامل دریافت می شود، بلکه تاثیر گذار هم خواهد بود.

(https://visme.co/blog/how-to-end-a-presentation )